Personvernerklæring for Ferring Legemidler AS
1. Omfang av erklæringen
1.1 I denne teksten beskrives hvordan Ferring Legemidler AS org. nr. 975 859 932 med adresse Nydalsveien 36B, Postboks 4445 Nydalen, 0403 Oslo («Ferring», «oss», «vi»), behandler dine personopplysninger.
1.2 Vi prioriterer den enkeltes integritet, og det er derfor viktig for oss å beskytte dine personopplysninger og forsikre oss om at behandlingen av dataene er korrekte og lovlige.
1.3 I denne erklæringen vil vi redegjøre for hvilke av dine personopplysninger vi kan behandle og bakgrunnen for at vi gjør det. Vi vil også redegjøre for behandlingen og hvilke rettigheter du har. Vi vil oppfordre deg til å lese grundig gjennom denne erklæringen slik at du forstår innholdet. Personvernerklæringen er tilgjengelig på våre nettsider.
1.4 Personvernerklæringen omfatter de personopplysningene som Ferring er ansvarlig for. Dette betyr at vi er ansvarlige for håndteringen og behandlingen av dem. Det er til oss du skal henvende deg dersom du har spørsmål eller synspunkter eller om du ønsker å benytte deg av dine rettigheter når det gjelder vår håndtering av dine personopplysninger.
1.5 Vi kan komme til å innhente personopplysninger fra forskjellige kilder, det være seg deg personlig eller fra dokumenter eller skjemaer som du gir oss i forbindelse med deltagelse på en Ferring-sponset eller -støttet aktivitet som f.eks. kliniske utprøvinger eller andre utviklingsaktiviteter. Vi kan også hente inn andre personopplysninger om deg (f.eks. CV og resymeer) fra offentlige kilder som databaser eller hjemmesider.
2. Personopplysninger
2.1 Personopplysninger er opplysninger som angår deg. Vi kan håndtere personopplysninger som kan spores til deg som (i) er kontaktperson hos noen av våre leverandører, helseorganisasjoner, foreninger eller annen part som vi samarbeider med, eller (ii) er deltager på en aktivitet som arrangeres av oss eller en av våre samarbeidspartnere:
Vi behandler følgende personopplysninger:
a. navn;
b. epostadresse;
c. telefonnummer;
d. opplysninger om din arbeidsgiver eller organisasjon;
e. tittel.
2.2 Er du lege eller representerer en helse- eller bransjeorganisasjon og arbeider på oppdrag for oss eller som konsulent, eller på annen måte har en profesjonell relasjon til oss, kan vi håndtere følgende personopplysninger:
a. navn;
b. personnummer;
c. epostadresse;
d. telefonnummer;
e. opplysninger om din arbeidsgiver eller organisasjon;
f. tittel;
g. arbeidstider;
h. informasjon om pengeoverføringer;
i. informasjon om ditt yrkesliv, som arbeidssted og eventuelt medisinsk spesialitet;
j. informasjon om dine yrkesmessige kvalifikasjoner og vitenskapelige aktiviteter som deltagelse i gjennomførte kliniske utprøvninger, deltagelse i tidligere eller pågående forskningsstudier i samarbeid med Ferring eller andre firmaer;
k. akademiske og vitenskapelige publikasjoner og artikler;
l. medlemskap i relevante foreninger og styrer;
m. økonomisk informasjon i forbindelse med utbetaling av honorar, som personnummer eller annet identifikasjonsnummer i forbindelse med beskatning;
n. informasjon om dine kontakter med Ferring, som møter du har hatt med oss, temaer som ble tatt opp, kunnskap og spørsmål om Ferrings virksomhet eller produkter, hva vi har vist deg av materiell eller produkter, din tilbakemelding og synspunkter.
2.3 I tillegg kan vi håndtere følgende personopplysninger som kan tilbakeføres til deg som kontakter oss via våre nettsider, andre nettsider eller via telefon og ikke faller inn under punktene 2.1-2.2 ovenfor:
a. navn;
b. adresse;
c. epostadresse;
d. telefonnummer;
e. opplysninger du oppgir i din kontakt med oss, inkludert sensitive opplysninger som omhandler din helse. Se personvernerklæring for uønskede hendelser (bivirkninger) her.
3. Formålet med behandlingen og rettslig grunnlag
3.1 For deg som er kontaktperson hos våre leverandører eller samarbeidspartnere, som er ansatt eller har oppdrag som representant/konsulent for oss, behandler vi personopplysningene med det formål å gjennomføre våre avtaler enten det gjelder oppdrag, sponsing eller samarbeid. Behandlingen skjer, med unntak av verdioverføringer, med utgangspunkt i vår berettigete interesse av å kunne kontakte deg innenfor rammene av avtalen og gjennomføringen av denne.
3.2 For deg som deltar på et sponset arrangement som gjennomføres av oss eller en av våre samarbeidspartnere, behandler vi personopplysningene om deg med det formål å kunne markedsføre våre produkter. Behandlingen av disse opplysningene vil skje på basis av vår berettigete interesse av å kunne markedsføre våre produkter så vel som å evaluere utbyttet av aktiviteten.
3.3 For deg som er lege eller person som er yrkesaktiv innenfor helsetjenesten, behandler vi dine personopplysninger med formål å administrere vår relasjon til deg, inklusiv planlegging av et mulig samarbeid, kontakter, og forsikre at vi gir deg relevant informasjon med henblikk på din yrkesbakgrunn, interesser og preferanser. Behandlingen skjer på bakgrunn av vår berettigete interesse av å opprettholde et yrkesmessig forhold til deg. Dersom vi ber deg gi oss personlige opplysninger for å oppfylle våre lovlige forpliktelser eller oppfylle en avtale med deg, vil vi informere om dette når dette finner sted og om dette er lovpålagt eller ikke.
3.4 Personopplysninger som tilskrives deg som kontakter oss via våre nettsider eller telefon, er lagret med formål å administrere opplysninger gitt av deg, for å kunne kontakte deg, eller for markedsføringsformål av våre produkter og tjenester eller håndtere utsendelse av materiale som er rekvirert av deg. Din epostadresse er lagret for å kunne håndtere spørsmål knyttet til dette.
4. Lagring av personopplysninger
4.1 Vi lagrer dine personopplysninger så lenge som det er nødvendig for å oppfylle hensikten med lagringen, og i utgangspunktet ikke lenger enn tidsperioden for den aktuelle avtalen.
4.2 Innhenter vi personopplysninger fordi du er ansatt hos en av våre leverandører eller samarbeidspartnere, eller av en organisasjon som påtar seg arbeid på våre vegne, og vi blir informert om at din rolle i forhold til oss opphører, vil vi bare oppbevare de personopplysningene som er nødvendige i den tid som kreves for å administrere avtalen med din arbeidsgiver.
4.3 Opplysninger om deg som deltar på sponsete arrangement som gjennomføres av oss eller en av våre partnere, vil bli lagret inntil du krever at de blir slettet.
4.4 Informasjon om deg som er lege eller person med annen bakgrunn ansatt i helsetjenesten og som yrkesmessig har en en relasjon til oss, vil vi lagre så lenge som vi har en legitim forretningsmessig grunn (f.eks. til å oppfylle tjenester du ønsker fra oss eller lovpålagte krav som skatter og regnskap). Når vi ikke lenger har en legitim grunn til å lagre personopplysningene, vil de bli fjernet i løpet av et år.
4.5 Håndterer vi personopplysninger i egenskap av at du er ansatt hos en av våre leverandører eller samarbeidspartnere, eller en organisasjon som er oppdragsgiver for oss, og vi får opplyst at din rolle i relasjon til oss opphører, vil vi kun oppbevare dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for å gjennomføre avtalen med din arbeidsgiver.
4.6 For deg som kontakter oss via våre nettsider eller telefon, vil vi bare lagre personopplysningene så lenge vi har samtykke fra deg. Kontakter du oss via nettsidene våre eller via telefon, vil vi ikke lagre opplysningene lenger enn inntil du krever at de blir slettet.
4.7 I den grad vi oppbevarer lovpålagte sensitive personopplysninger, vil disse lagres i henhold til lov og kan kreves slettet. Se personvernerklæring for uønskede hendelser (bivirkninger) her.
4.8 I den grad personopplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppfylle formålet med lagringen, eller det viser seg at lagringen ikke lenger er lovlig, vil opplysningene anonymiseres eller slettes. Vi forbeholder oss retten til å beholde dine personopplysninger så lenge loven krever det.
5. Mottakere
5.1 Vi vil kunne utlevere dine personopplysninger til følgende kategorier av mottakere:
a. andre selskap innenfor konsernet;
b. med myndighet, domstol eller annen tredjepart der vi mener utlevering er nødvendig (i) i henhold til lov og forordninger, (ii) for å ivareta våre rettigheter, (iii) for å beskytte dine eller en annens persons grundleggende rettigheter;
c. med en potensiell kjøper (og deres rådgiver eller fullmektig) i sammenheng med eventuell sammenslåing eller oppkjøp av noen del av virksomheten, under forutsetning av at vi informerer kjøperen om at de bare bruker personopplysningene i henhold til denne personvernerklæring;
d. med annen part som du samtykker til deling med.
5.2 Vi kan også utlevere dine personopplysninger til våre databehandlere, som f.eks. lønns-, pensjons- eller forsikringsfirmaer, eller IT- eller skyleverandører. I slike tilfeller vil vi innhente en avtale som forsikrer at dine personopplysninger behandles i henhold til denne erklæringen.
6. Overføring av personopplysninger til tredjeland
Dine personlige data kan bli overført til land utenfor EU-/EØS-området. Dersom dette skjer, vil vi forsikre oss om at dine personopplysninger ivaretas på en forsvarlig måte, f.eks. at mottakerlandet har tilstrekkelig grad av sikkerhet. For å forsikre deg om dette, vennligst kontakt oss på nedenstående epostadresse.
7. Dine rettigheter
7.1 Du har rett til å få vite om vi behandler personopplysninger som angår deg, og i så fall få tilgang til disse og få innsikt i hvordan vi behandler dem.
7.2 Du har en rett til å få feilaktige personopplysninger rettet av oss uten ugrunnet opphold. På bakgrunn av formålet med lagringen vil du alltid kunne kreve at ufullstendige opplysninger blir komplettert.
7.3 Du har, på visse vilkår, rett til å kreve personopplysninger slettet dersom det viser seg personopplysningene ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet med lagringen eller dersom de behandles på en ulovlig måte.
7.4 Du har, på visse vilkår, rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger. Dersom du bestrider personopplysningenes riktighet kan du kreve at vi begrenser behandlingen av dem inntil det er avklart om dette stemmer.
7.5 Du har rett til å komme med innvendinger mot behandlingen av dine personopplysninger som skjer med utgangspunkt i Ferrings berettigete interesse. Dersom dette skjer, må vi for å fortsette lagringen vise til omstendigheter som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter.
7.6 Du har rett til å nekte bruk av dine personopplysninger dersom disse brukes til direktemarkedsføring. Dersom en slik henvendelse kommer, vil vi ikke lenger lagre dine personlige data til dette formålet.
7.7 Du har rett til å motta personopplysninger relatert til deg i et vanlig brukt elektronisk format.
7.8 Dersom du har synspunkter på hvordan vi behandler dine personopplysninger er du velkommen til å kontakte oss på nedenstående epostadresse. Du kan også innlevere en klage til Datatilsynet.
8. Tillegg og endringer
Endringer eller tillegg til denne personvernerklæring kan forekomme. Den nye erklæringen vil bli publisert på våre nettsider, og vi ber deg til enhver tid om å lese teksten nøye
9. Kontaktinformasjon
Dersom du ønsker å oppdatere, endre eller slette opplysninger vi har om deg, eller å bruke dine rettigheter som forklart over, ber vi deg kontakte oss på mail@oslo.ferring.com eller eventuelt vårt sentrale personvernsenter ved hovedkontoret på privacy@ferring.com.
Denne personvernerklæringen er gjeldende fra 20.10.2018.